A plataforma de documentos da Ancord foi lançada para centralizar o envio e o acesso a documentos institucionais utilizados por participantes do mercado financeiro.
Batizada de Plataforma de Repositório de Documentos (PRD), a solução busca reduzir retrabalho, simplificar auditorias e evitar que corretoras e distribuidoras precisem encaminhar os mesmos arquivos separadamente para diferentes infraestruturas de mercado.
A iniciativa começa com a participação de CSD BR, Núclea e BEE4 e reforça um movimento de modernização operacional no mercado de capitais.
O que é a plataforma de documentos da Ancord?
A PRD é um ambiente digital criado pela Associação Nacional das Corretoras e Distribuidoras de Títulos e Valores Mobiliários, Câmbio e Mercadorias.
A proposta é reunir, em um único ambiente, documentos e informações utilizados por instituições participantes em processos de acompanhamento e auditoria.
Na prática, uma instituição vinculada a mais de uma infraestrutura poderá enviar determinada documentação uma única vez.
Depois disso, as infraestruturas autorizadas poderão acessar os arquivos diretamente pela plataforma.
Segundo a Ancord, a solução busca:
- centralizar documentos e informações;
- reduzir retrabalho;
- diminuir fluxos paralelos;
- organizar processos;
- simplificar a relação entre participantes e infraestruturas;
- modernizar rotinas operacionais.
Como funcionará o envio de documentos?
O funcionamento da plataforma de documentos da Ancord parte de uma lógica de compartilhamento centralizado.
Adesão à PRD
A instituição participante poderá aderir à plataforma e aceitar os respectivos termos de uso.
A adesão é voluntária.
Envio da documentação
Após aderir, a instituição poderá inserir os documentos institucionais solicitados no ambiente digital.
Disponibilização centralizada
Os arquivos ficam organizados em um repositório único.
Acesso pelas infraestruturas
As infraestruturas participantes poderão consultar os documentos mediante autorização da instituição responsável.
Plataforma evita envio repetido de documentos
Um dos principais objetivos da iniciativa é reduzir a duplicidade de tarefas.
Atualmente, uma instituição que mantém relacionamento com diferentes infraestruturas pode precisar encaminhar documentos semelhantes mais de uma vez.
Com a PRD, esse fluxo tende a ser simplificado.
Se uma corretora ou distribuidora estiver vinculada a mais de uma infraestrutura aderente, o carregamento poderá ser feito uma única vez.
Isso pode reduzir a quantidade de interações individuais e tornar o acompanhamento documental mais organizado.
CSD BR, Núclea e BEE4 participam da primeira fase
As primeiras infraestruturas previstas para utilizar a nova plataforma são:
- CSD BR;
- Núclea;
- BEE4.
A B3 também participou do grupo de trabalho criado pela Ancord para discutir o projeto, mas ainda não havia confirmado adesão ao ambiente no momento da divulgação.
Segundo a associação, todas as corretoras e distribuidoras ligadas às infraestruturas que aderirem ao sistema poderão utilizar a ferramenta.
Quais documentos poderão ser compartilhados?
A lista de documentos foi definida em conjunto com as infraestruturas participantes do grupo de trabalho.
O objetivo é concentrar um conjunto mínimo de informações normalmente solicitado nos processos de auditoria.
A iniciativa não transfere, porém, a responsabilidade pela atualização das informações.
Cada instituição continuará responsável por manter seus documentos atualizados.
Isso significa que a centralização tecnológica reduz etapas operacionais, mas não substitui controles internos adequados.
Quem será responsável pela governança dos documentos?
A responsabilidade pelo conteúdo e pela atualização dos arquivos continuará com cada participante.
Já a governança relacionada ao uso da documentação ficará a cargo das infraestruturas aderentes, conforme as regras estabelecidas para o funcionamento da plataforma.
Essa separação é importante porque a existência de um repositório central não elimina responsabilidades sobre:
- atualização documental;
- integridade das informações;
- controles internos;
- autorização de acesso;
- cumprimento de exigências aplicáveis.
Plataforma pode facilitar processos de auditoria
A plataforma de documentos da Ancord foi desenvolvida especialmente para facilitar processos envolvendo participantes e infraestruturas de mercado.
Entre os possíveis ganhos operacionais estão a redução da repetição de tarefas e a criação de um fluxo documental mais padronizado.
A entidade, porém, não divulgou estimativas específicas de economia financeira ou redução de tempo.
Portanto, os ganhos efetivos dependerão da adesão e da utilização do sistema pelas instituições.
Por que a centralização documental importa para o mercado?
Instituições que atuam no mercado financeiro e de capitais lidam com grande volume de documentos, controles e exigências operacionais.
Quando as informações estão dispersas em diferentes ambientes, podem surgir desafios relacionados a:
- duplicidade de arquivos;
- versões desatualizadas;
- dificuldade de localização;
- retrabalho;
- controle de prazos;
- acompanhamento de solicitações;
- auditoria.
Um ambiente centralizado pode contribuir para reduzir parte dessa complexidade.
Além da tecnologia, no entanto, as instituições precisam manter processos internos capazes de garantir que as informações estejam corretas e atualizadas.
Organização documental também depende de controles internos
A adoção de novas plataformas não elimina a necessidade de uma boa estrutura operacional.
Corretoras, distribuidoras e outras instituições do mercado precisam definir responsáveis, rotinas e procedimentos para garantir a qualidade das informações.
Definir responsáveis
Cada tipo de documento deve ter um responsável interno claramente definido.
Controlar vencimentos
Certidões, registros e outros documentos podem possuir datas de validade ou necessidade de atualização periódica.
Padronizar arquivos
Nomenclaturas e rotinas padronizadas facilitam a localização e reduzem erros.
Criar processos de revisão
Antes do envio, informações relevantes devem passar por conferência.
Integrar áreas
Contabilidade, fiscal, societário, jurídico e compliance podem gerar documentos utilizados em auditorias e processos regulatórios.
Por isso, a eficiência documental depende também da comunicação entre essas áreas.
Qual é a relação com a contabilidade?
Boa parte das informações utilizadas por instituições financeiras e participantes do mercado possui relação direta ou indireta com registros contábeis, fiscais e societários.
Nesse contexto, uma estrutura contábil organizada ajuda a manter documentos consistentes e disponíveis quando necessários.
Entre os materiais que podem depender de processos internos bem estruturados estão:
- demonstrações financeiras;
- balancetes;
- documentos societários;
- informações fiscais;
- registros contábeis;
- conciliações;
- relatórios financeiros.
A tecnologia pode facilitar o compartilhamento, mas a qualidade dos documentos começa na própria operação da instituição.
Eficiência operacional ganha espaço no mercado de capitais
O lançamento da PRD também mostra como processos tradicionalmente fragmentados estão sendo digitalizados.
A tendência é que instituições busquem reduzir tarefas repetitivas e centralizar informações para melhorar eficiência e governança.
Para empresas do mercado de capitais, esse movimento pode aumentar a importância de processos internos bem definidos.
Quanto mais fácil se torna o compartilhamento de documentos, maior também é a necessidade de garantir que as informações disponibilizadas estejam corretas, atualizadas e coerentes.
O que muda com a nova plataforma da Ancord?
A plataforma de documentos da Ancord não altera as responsabilidades das instituições sobre suas informações.
A principal mudança está na forma como os documentos podem ser compartilhados.
Em vez de repetir o mesmo processo para diferentes infraestruturas, as instituições participantes poderão utilizar um ambiente centralizado.
A proposta reúne três pontos principais:
- menos duplicidade de envio;
- maior padronização;
- maior eficiência operacional.
O impacto efetivo dependerá da adesão das infraestruturas e das instituições participantes.
Para mais informações sobre a iniciativa, consulte a Ancord.
Conclusão
A plataforma de documentos da Ancord representa uma iniciativa de modernização dos fluxos entre instituições participantes e infraestruturas do mercado.
Com a PRD, documentos utilizados em processos de auditoria e acompanhamento poderão ser disponibilizados em um ambiente centralizado, reduzindo a necessidade de múltiplos envios.
CSD BR, Núclea e BEE4 integram a primeira fase da iniciativa, enquanto a adesão permanece voluntária.
Para as instituições, a novidade reforça a importância de manter documentação organizada, controles internos eficientes e informações contábeis, fiscais e societárias atualizadas.
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A organização contábil também facilita processos de auditoria, acompanhamento e apresentação de documentos.
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